Guias e ferramentas

Os templates e roteiros práticos para conduzir uma imersão de ponta a ponta: a mensagem inicial, a entrevista, o kick-off, a síntese, os papéis e o que acontece depois da viagem.

Entender o visitante · mensagem template

O primeiro passo é sempre o mesmo: entender o que o visitante quer, antes de montar qualquer agenda. Copia, cola, ajusta o nome.

Oi, [nome]. Aqui é [quem está organizando], do time do Hub do Itaú. Estou ajudando a organizar sua visita ao Vale.

Antes de montar sua agenda, preciso de 20 minutos com você (call) ou alguns áudios pra entender o que você quer da viagem. Sem isso, a agenda fica genérica, e a gente quer que valha cada minuto.

Você prefere:
(a) Call de 20 min. Quando funciona melhor pra você esta semana?
(b) Mandar áudios respondendo as perguntas que te envio
(c) Responder por escrito (pode ser bullet points)

Me avisa qual e a gente avança. Preciso da sua resposta até [data limite], pra conseguir montar uma agenda boa.

Obrigado!

Quando ele escolhe (b) ou (c)

Manda as perguntas dos Blocos 2 (objetivo) e 3 (logística). Não precisa fazer call. Em resposta por escrito ou áudio, esses dois blocos cobrem o essencial.

Roteiro da entrevista

Quando o visitante topar uma call, 20 a 30 minutos em 4 blocos. A entrevista é o que define o tipo de visita (A, B ou C).

Qual sua área e o que você lidera no banco?
Você já visitou o Hub antes? Se sim, quando e o que viu?
Quem mais vem com você?

O que significa sucesso da viagem pra você? Se ela for excelente, você volta pra casa com o quê?A pergunta mais importante. A resposta classifica o tipo de visita.
Tem algum problema específico que você está tentando resolver hoje?Se sim, é Tipo A. Se vago, B ou C.
Tem alguma empresa, pessoa ou tecnologia que você quer conhecer?Se sim, ótimo · fez homework. Se não, sinal de B ou C.
O que você já sabe sobre o que o Hub está fazendo?Calibra o nível da apresentação.

Quais as datas exatas? Quantos dias?
Prefere agenda concentrada (2 a 3 reuniões por dia) ou espaçada (tempo pra processar)?
Você já vem para algum evento ou compromisso no Vale nessa data?Se sim, a agenda se monta em volta dele e abre espaço pra eventos da semana.
Restrição alimentar, de mobilidade ou horário?

Depois da viagem, o que você vai fazer com o que aprender?Se não tem plano, é turismo. Tudo bem · mas classifica corretamente.

Kick-off com o grupo

A entrevista entende o objetivo da viagem. O kick-off entende as pessoas — nível técnico, o que cada um busca, como conduzir a conversa. Call de 15 min com cada pessoa do grupo, antes da viagem.

Quero te conhecer: qual sua carreira, o que você faz no banco hoje?Entender o nível técnico e a bagagem de cada um.
O que você espera desta viagem, do seu ponto de vista?O dono do grupo tem um objetivo; cada pessoa tem o seu. Os dois importam.
Tem algo específico que você quer ver ou alguém que quer conhecer?

Síntese pós-entrevista

Depois da entrevista, preenche esse template e manda pra quem vai desenhar a agenda. Em 48 horas, agenda preliminar pronta.

VISITANTE: [Nome] CARGO: [Cargo no banco] ÁREA: [BU ou área de origem] TIPO DE VISITA: [A · B · C] DATAS: [dd/mm — dd/mm] ACOMPANHANTES: [Quem mais vem] OBJETIVO PRINCIPAL: [O que o visitante quer em 1 ou 2 frases] PROBLEMAS ESPECÍFICOS: [Se Tipo A, descrever em detalhe] EMPRESAS, PESSOAS OU TECNOLOGIAS QUE QUER VER: [Lista, se houver] O QUE O HUB VAI FAZER: [Meio dia no Hub + agenda personalizada · descrever] O QUE O VISITANTE PRECISA RESOLVER: [O que não é responsabilidade do Hub] LOGÍSTICA: - Hotel: [sim ou não · quem resolve] - Transporte no Vale: [sim ou não] - Catering: [sim ou não] - Restrições: [alimentar, mobilidade, horário] NOTAS: [Qualquer coisa relevante]

Sem síntese, sem agenda

A síntese é gate. Se ela não estiver preenchida, a pessoa que monta agenda não monta. Evita que entrevista vire WhatsApp solto e que decisões sejam tomadas de cabeça.

Quem faz o quê

Ponto focal da viagem

Conduz a viagem de ponta a ponta: entrevista, kick-off, devolve o cardápio, aciona a Tupii e as áreas, acompanha a visita inteira. Não é assistente — navega seniores e operação, no Brasil e no Vale.

A Tupii

Parceira de logística no Vale: monta agendas (opções 2 e 3), opera transporte e refeições, conhece o ecossistema. Constrói com o Hub os processos, standards e templates que servem todos os grupos.

Brief de grupo e de sessão

Para cada grupo, um doc curto com perfil e objetivos. Para cada empresa, a expectativa do cliente. O host recebe um brief que pede conteúdo didático — explicar o portfólio do zero.

Plataforma e histórico

O processo precisa de um lugar único onde tudo vive. Esta plataforma junta tudo que está acontecendo, gira os “de acordo”, deixa claro o dono e o que falta, recebe o formulário de entrada e dá a Compras acesso à lista de empresas para o checkpoint.

Calendário vivo de eventos

Parte da plataforma é um calendário vivo do que acontece na Bay Area (eventos de Stanford, do ecossistema) e das datas internas relevantes do Itaú. Permite oferecer eventos como add-on e antecipar o que vale a pena para cada visita.

Depois da viagem

A visita não acaba quando o grupo embarca. O que foi visto vira conhecimento que o Hub acumula.

Conteúdo gravado. As sessões são gravadas, resumidas e passadas para o grupo.
Resumo no histórico. O Hub guarda o que aprendeu em cada visita — para não recomeçar do zero a cada grupo.
NPS de todos + depoimento. Todos respondem um NPS curto. A pessoa mais animada grava um depoimento.
Sexta-feira mais leve. Evitar sessões depois das 14h na sexta, reservando espaço para o fechamento da semana.